Hizmet Detayı

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumların resmi yazışma ve belge süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayan kurumsal bir yazılım sistemidir.

EBYS ile üniversitemizin idari ve akademik faaliyetleri kapsamında oluşturulan belge ve evrakların elektronik ortamda hazırlanması, paraflanması, onaylanması, gönderilmesi, takip edilmesi ve arşivlenmesi sağlanır.

Sistem; kurum içindeki birimler arasında gerçekleştirilen yazışmaların yanı sıra diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla yapılan resmi yazışmaların da elektronik ortamda yürütülmesine imkân sağlar.

Tüm yazışmaların elektronik ortamda gerçekleştirilmesiyle;

• Belge yönetim süreçleri daha hızlı ve düzenli hale gelir.
• Kurumsal verimlilik artırılır.
• Bilgi ve belgelere erişim kolaylaştırılır.
• Kurum içi iletişim ve iş akışları hızlandırılır.
• Sevk, paraf ve onay süreçlerinin daha kısa sürede tamamlanması sağlanır.
• Zaman ve iş gücünden tasarruf edilir.
• Kağıt tüketiminin azaltılmasıyla çevre dostu bir çalışma yaklaşımı desteklenir.
• Belgelerin düzenli ve güvenli şekilde arşivlenmesi sağlanır.

Kimler Kullanabilir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, üniversitemizin akademik ve idari birimlerinde görev yapan personel tarafından kullanılabilir.

EBYS hesabı oluşturulmasına ilişkin işlemler ilgili yetkili birimlerin belirlediği kullanıcı tanımlama süreçleri doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.

Ne Zaman Kullanılabilir?

EBYS hizmeti sürekli olarak kullanıma açıktır.

Planlı bakım, sistem güncellemesi veya teknik çalışma yapılması gereken durumlarda kullanıcılar gerekli kanallar üzerinden bilgilendirilebilir.

Teknik Destek Hizmetleri

EBYS ile ilgili teknik destek talepleri HUBİS üzerinden online olarak iletilebilir.

Destek verilen başlıca konular şunlardır:

• Elektronik sertifika başvuruları
• Sertifika ve gerekli programların kurulumu
• Sertifika kaybı veya yenileme işlemleri
• İş akışı değişiklikleri
• Birim açma ve kapatma işlemleri
• Kullanıcı ve birim bilgilerinin güncellenmesi
• Evrak işlemleri
• Evrak iptali
• Sistem kullanımıyla ilgili teknik sorunlar

Kullanıcılar, HUBİS üzerinde bulunan EBYS Destek Talep Formu aracılığıyla taleplerini iletebilir.

Oluşturulan talepler, hizmet envanterinde belirtilen süreler doğrultusunda Başkanlığımız EBYS birimi tarafından değerlendirilerek sonuçlandırılır.